La destruction d’archives et de documents confidentiels à Paris et en Ile de France

Les placards, armoires, salle d’archives ou sous-sol de votre entreprise sont plein de documents destinés à la destruction, et vous ne savez pas comment faire ! La société MDD Débarras, qui opère partout à Paris et en IDF, est là pour vous aider à trouver une solution rapide, efficace et sécurisée.

Que vous soyez un professionnel exerçant une profession libérale (avocat, médecin, notaire, pharmacien…), une grande entreprise, un hôpital, une clinique, une administration ou une collectivité, sis à Paris, dans sa balieue ou ailleurs en France, sachez que la destruction d’archives est un passage obligé pour tous et faire appel à des spécialistes du domaine pour accomplir cette tâche est primordiale pour que le processus de destruction soit fait dans le respect des règles de sécurité et de confidentialité.

Avec notre équipe de professionnels, nous nous chargeons du désarchivage de tous vos documents papier afin de libérer vos espaces de stockage mais aussi pour vous mettre en règle avec les lois en vigueur et notamment la Réglementation Générale sur la Protection des données (RGPD).

Le désarchivage est une mission très délicate qui doit impérativement répondre à des exigences très strictes afin de protéger vos archives et données sensibles d’éventuelles fuites. Seul un professionnel du déstockage d’archives, comme MDD Débarras, peut vous assurer que vos informations ne tomberont pas entre de mauvaises mains et quelles seront totalement et définitivement éliminées. Notre société vous délivrera même un certificat de destruction d’archives, à la fin de l’opération pour prouver la bonne réalisation de l’opération et dégager votre responsabilité en cas de problèmes futures

Pourquoi recourir au désarchivage ?

Quel que soit le secteur dans lequel vous exercez, la gestion des archives et leur destruction sont très importantes. Une réglementation leur est même dédiée pour déterminer quel document doit être détruit, au bout de combien de temps d’archivage et selon quel processus. Mais en plus des raisons réglementaires, éliminer ses archives et données confidentiels permet de protéger vos propres informations privées et celles de vos clients en évitant les risques d’usurpation d’identité, d’espionnage économique et industriel, de divulgation d’informations personnelles, de reproduction de documents confidentiels et de toute autre action frauduleuse, de plus en plus répandues ces dernières années.

Le désarchivage permet, également, de désencombrer votre salle d’archives et parfois même les armoires et les bureaux qui sont, dans beaucoup de sociétés, envahis de documents obsolètes en attente d’être triés et détruits. Le gain d’espace après une destruction d’archives n’est donc pas négligeable puisqu’elle peut libérer de la place pour permettre d’installer un nouveau collaborateur ou d’acquérir un nouvel outil de travail et améliorer sa productivité. Il permet également de réaliser des économies de stockage et de manutention. Ceci est d’autant plus valable de nos jours avec l’augmentation des loyers des surfaces professionnels dans la capitale et en Ile de France.

Mais ce n’est pas tout, le déstockage d’archives permet à votre entité d’être éco responsable en faisant du développement durable en faveur de la protection de l’environnement. Et c’est aussi dans ce même esprit que notre société, MDD Débarras, prend en charge la destruction et le recyclage de vos documents papiers afin de les valoriser et de leur donner une seconde vie en servant de matière première à d’autres productions comme le papier recyclé, les emballages…

Comment se déroule une opération de destruction d'archives ?

D’une manière simple, rapide, efficace mais surtout sécurisée. Tout d’abord, il vous faudra prendre un rendez-vous pour l’évaluation du volume de vos archives à détruire. Pour cela, il vous suffit de prendre contact avec nous sur l’un des numéros que vous trouverez sur le site web de MDD Débarras. Notre opératrice répondra à votre appel et vous donnera tous les renseignements relatifs à la prise en charge de votre déstockage. Elle organisera, également, à votre convenance, la visite gratuite de vos locaux à Paris ou dans l’un des départements de la région parisienne (78, 77, 75, 91, 92, 93, 94 ou 95). Sur place, nos experts passeront au peigne fin toutes vos salles d’archives et de stockage de documents et détermineront la quantité de papier à détruire pour vous faire un devis gratuit et détaillé relatif à la prestation de destruction d'archives confidentiels.

Une fois le devis validé, MDD Débarras se chargera de la récupération de toutes vos données papiers et archives confidentielles pour lesquels vous ne justifiez plus d'une utilité. Elle les transportera ensuite jusqu’au lieu de destruction où elles seront ventilées. Le papier sera alors automatiquement, déchiqueter et broyer finement et régulièrement puis mis en balle pour être pesé et envoyé vers les centres de recyclage de la région parisienne. Là, un certificat de destruction des archives vous sera remis pour attester de l’élimination totale et définitive des documents et aussi garantir la confidentialité de tout le processus de destruction des documents.

Mais comment MDD Débarras évalue le volume de vos archives ? L’évaluation du volume des archives est l’étape préliminaire nécessaire et obligatoire à toute opération de désarchivage. MDD Débarras se déplace, gratuitement, partout à Paris et en Ile de France pour visiter les locaux de ses clients et estimer la masse de leurs archives papiers à débarrasser et à détruire. Elle commence par calculer le nombre de mètres linéaires d’archives papiers que vous avez et les convertit ensuite en mètres cubes pour avoir une idée exacte du poids et donc du matériel nécessaire pour le transport (sacs, cartons, conteneurs…).

Quelle est la durée légale de conservation ?

Depuis 2018, c’est le Règlement Général sur la Protection des Données (RGPD) qui détermine le cadre légal de traitement et de conservation des informations personnelles et confidentielles détenues par votre entreprise. La loi fixe la durée de conservation minimale des documents officiels comme les contrats, les bons de commande, les factures, les livres comptables…et le CNIL, celle des données papiers non officielles tels que les CV, les fichiers clients…Il vous faudra donc avoir un système d’archives bien huilé pour trier sans se tromper les documents qui doivent être détruits de ceux qui doivent encore être gardés

A titre indicatif, dans une entreprise, les pièces comptables doivent être conservées 10 ans, les documents sociaux entre 3 et 10 ans selon leur nature, les documents commerciaux, de 3 ans pour les déclarations de douane à 30 ans pour les contrats de cession et d’acquisition de biens immobiliers. Pour les autres documents comme les factures, les bons de commande, les bons de livraison, les correspondances commerciales…la durée de conservation est de 10 ans.

Faites confiances à des professionnels de la destruction d'archives et faites appel à nos services. Nous intervenons sur Paris et en Ile de France d'une manière rapide, propre, discrète et efficace. Pour toute information ou renseignement complémentaire, n'hésitez pas à nous contacter !